Instrukcja obiegu dokumentów 2019
Zarządzenie Nr 9/2019
Dyrektora Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie
z dnia 02 lipca 2019r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla jednostek obsługiwanych przez Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie
Na podstawie:
- Uchwały Nr XXIII/198/16 Rady Miejskiej w Gryfinie z dnia 25 maja 2016r. w sprawie utworzenia samorządowej jednostki organizacyjnej „Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie” i nadania jej statutu;
- art. 10b ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 506);
- art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351 z późn. zm.)
zarządzam, co następuje:
§1
Wprowadzam instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla jednostek obsługiwanych przez Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§2
Zobowiązuję wszystkich pracowników jednostek obsługiwanych oraz Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie do zapoznania się z instrukcją oraz do jej stosowania.
§3
Wykonanie zarządzenia powierzam dyrektorom jednostek obsługiwanych przez Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie.
§4
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia sprawują kierownicy/pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie.
§5
Traci moc zarządzenie Nr 03/08 Dyrektora Zakładu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Gryfinie z dnia 1 lipca 2008r. w sprawie: ustalenia Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych.
§6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2019r.
Załącznik do Zarządzenia Nr 9/2019
Dyrektora Centrum Usług Wspólnych
z dnia 02 lipca 2019r.
§1
Postanowienia ogólne
- Niniejsza instrukcja określa zasady rzetelnego i pełnego dokumentowania oraz rejestrowania operacji gospodarczych od chwili ich wytworzenia (lub wpływu do jednostki obsługiwanej) do momentu wpływu do Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie, zgodnie z obowiązującym podziałem zadań i odpowiedzialności w jednostce.
- Dyrektorzy jednostek obsługiwanych są zobowiązani do rzetelnego wypełniania obowiązków nałożonych niniejszą instrukcją, a w szczególności do tego by nie dopuścić do zapłaty zobowiązań po terminie płatności.
- Dyrektorzy jednostek obsługiwanych mają wyłączne kompetencje do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. Dyrektor Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie odpowiada za rachunkowość i sprawozdawczość.
- Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
- CUW – należy przez to rozumieć Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie,
- jednostce – należy przez to rozumieć jednostkę obsługiwaną przez CUW,
- dyrektorze jednostki – należy przez to rozumieć dyrektora jednostki obsługiwanej przez CUW, osobę zastępującą lub upoważnioną – zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami jednostki,
- głównym księgowym – należy przez to rozumieć głównego księgowego CUW, osobę zastępującą lub upoważnioną przez Dyrektora CUW,
- instrukcji – należy przez to rozumieć instrukcję sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla jednostek obsługiwanych przez Centrum Usług Wspólnych w Gryfinie,
- fakturze – należy przez to rozumieć fakturę, rachunek, notę obciążeniową lub inny dokument o podobnym charakterze.
- Wszelkie wzory dokumentów, o których mowa w instrukcji, dostępne są na stronie internetowej www.bip.cuwgryfino.pl. Jednostka jest zobowiązana do stosowania aktualnej wersji dostępnych formularzy i szablonów, a o ich modyfikacji CUW powiadamia wszystkie jednostki pocztą elektroniczną oraz informacją na stronie internetowej.
§2
Dowody księgowe – zasady ogólne
- Dowody księgowe sporządza się w języku polskim. Mogą być one również sporządzone w języku obcym, jeżeli dotyczą operacji gospodarczych z kontrahentem zagranicznym.
W przypadku, gdy dowód księgowy opiewa na waluty obce, powinien zawierać przeliczenie na walutę polską. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem. W treści dowodów księgowych dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.
- Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek oraz używania wymazywalnych lub zanikających artykułów piśmienniczych.
- Prawidłowo sporządzony dowód księgowy winien być wystawiony zgodnie z następującymi zasadami:
- dokumentuje zdarzenia lub stany rzeczywiście zaistniałe,
- treść i liczby w poszczególnych rubrykach wypełniana są czytelnie – odręcznie, maszynowo lub komputerowo – w sposób trwały, rzetelny, rzeczowy, wiarygodny i kompletny,
- rubryki wypełnione są zgodnie z ich przeznaczeniem,
- zawiera dane, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa,
- posiada ciągłość numeracji uporządkowaną chronologicznie,
- podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty muszą być autentyczne,
- winien być oznaczony numerem w sposób umożliwiający powiązanie dowodu księgowego z dokonanymi na jego podstawie z zapisami w ewidencji księgowej.
- Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.
- Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie poprawnej treści i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
- Dowody księgowe przekazywane do CUW powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym a właściwi pracownicy CUW dokonują kontroli formalno-rachunkowej.
- Przeprowadzona kontrola merytoryczna, o której mowa w instrukcji oznacza, że:
- dokument wystawiony jest przez właściwy podmiot,
- ujęte w dokumencie dane są zgodne z rzeczywistością,
- operacja gospodarcza została wykonana na podstawie wcześniej zawartej umowy lub złożonego zamówienia/zlecenia (bądź opisano przyczynę ich braku).
- przebieg realizacji umowy był zgodny z jej postanowieniami i obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
- ujęte na dokumencie dostawy, usługi lub roboty budowlane zostały rzeczywiście wykonane, w sposób określony w umowie i odpowiadają wymaganiom jednostki,
- operacja została wykonana w sposób rzetelny, oszczędny i efektywny z zachowaniem należytej staranności i zasad wynikających z obowiązujących cenników, taryf, norm i standardów,
- wykonanie operacji gospodarczej jest niezbędne do zabezpieczenia poprawnego wykonania zadań lub funkcjonowania jednostki.
- Przeprowadzona kontrola formalno-rachunkowa, o której mowa w instrukcji oznacza, że:
- dokument zawiera wszystkie elementy określone w przepisach prawa i w instrukcji,
- dokument został sporządzony w sposób kompletny, staranny, czytelny, w sposób trwały i zrozumiały,
- w opisie dokumentu wypełniono wszystkie pola (elementy), a jego wynik umożliwia ujęcie, w sposób poprawny, operacji gospodarczej w księgach rachunkowych,
- sporządzenie, opisanie i kontrola dokumentu zostały przeprowadzone przez właściwych pracowników,
- dokument jest wolny od błędów rachunkowych,
- dokument nie zawiera poprawek treści dokonanych w sposób niedozwolony przepisami,
- dowodem sprawdzenia dokumentu księgowego pod względem formalno-rachunkowym jest złożenie podpisu przez odpowiedniego pracownika Działu Finansowego CUW na pieczęci o następującej treści:
Ujęto w księgach rachunkowych w miesiącu ……………………
Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
podpis…………………………………………………
-
- sprawdzony pod względem merytorycznym i finansowo-księgowym dowód księgowy podlega zatwierdzeniu do wypłaty poprzez opatrzenie go pieczęcią.
Wzór pieczęci dekretacyjnej:
Konto Wn |
Zatwierdzono do wypłaty ze środków ………………… |
Konto Ma |
|
Symbol klasyfikacji budżetowej |
Kwota |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Razem |
|
|
|
Potrącenia |
|
|
|
Do wypłaty - zwrotu |
|
|
Słownie zł ………………………………………………………… |
|||
Data
…… |
…………………………… Główny Księgowy |
………………………… Dyrektor |
- Główny księgowy w razie ujawnienia:
- nieprawidłowości formalno-rachunkowych dokumentu – zwraca go dyrektorowi jednostki w celu ich usunięcia,
- nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie niemające pokrycia w planie finansowym (z wyjątkiem przypadków określonych w przepisach) – odmawia jego podpisania.
- W celu realizacji zadań główny księgowy ma prawo:
- wnioskować do dyrektorów jednostek i Dyrektora CUW o określenie trybu, zgodnie z którym mają być wykonywane przez jednostki i komórki organizacyjne CUW prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej,
- żądać od dyrektorów jednostek udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień jak również udostępniana do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień.
§3
Dokumentacja księgowa
- Wszelkie dokumenty będące podstawą ujęcia w księgach rachunkowych należy dostarczać w oryginale, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
- Zakres przekazywanych do Działu Księgowości CUW danych niezbędnych do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z terminami przedstawia tabela:
Lp. |
Nazwa (I numer) dokumentu) |
Opis (uwagi) |
Termin przekazania do CUW |
1. |
Faktura wraz z opisem |
|
4 dni robocze przed terminem płatności |
|
Faktura gotówkowa wraz z opisem |
W przypadku wydatków wyłożonych przez pracownika w imieniu jednostki na dowodzie księgowym należy umieścić klauzulę: Wydatkowano ze środków własnych, przedkładam fakturę/rachunek do refundacji. Osoba wnioskująca o zwrot;…… Nr faktury/rachunku:…… Kwota do zwrotu:… Podpis osoby wnioskującej oraz zatwierdzenie wydatku przez dyrektora jednostki |
Na bieżąco – termin przelewu – 4 dni robocze od daty wpływu do CUW |
2. |
Nota korygująca (Druk Nr 1/F) |
Należy sporządzić w przypadku nieprawidłowych danych na otrzymanej fakturze zakupu (np. błędny adres, nabywca, nr NIP) lub fakturze sprzedaży (np. błędny termin płatności) |
Na bieżąco – wystawia pracownik księgowości CUW, |
3. |
Zlecenie (Druk Nr 2/F) |
Należy wypełnić w przypadku kiedy jednostka nie posiada podpisanej stosownej umowy z danym kontrahentem; jest podstawą zaciągnięcia zobowiązania, |
Niezwłocznie po sporządzeniu w celu kontrasygnaty Głównego Księgowego |
|
|
Oryginał pozostaje w aktach jednostki przygotowującej i realizującej zlecenie, natomiast po wykonaniu zlecenia jego kserokopia wraz z dowodem księgowym dokumentującym daną operację gospodarczą przekazywana jest do CUW |
|
4. |
Dyspozycja przelewu – wydatki (Druk Nr 3/F) |
Należy sporządzić, jeżeli konieczność poniesienia kosztu i wydatku wynika z innych tytułów niż faktura (np. podatek od nieruchomości, opłaty sądowe, skarbowe, za gospodarowanie odpadami, abonament RTV, dofinansowanie do okularów, studiów) |
4 dni robocze przed terminem płatności |
5. |
Dyspozycja przelewu – dochody Druk Nr 3/F) |
Należy sporządzić w przypadku przelewu środków z tytułu dochodów, (np. przy zwrocie nadpłat dla rodziców, zwrot dochodów budżetu gminy) |
Na bieżąco – termin przelewu – 4 dni robocze od daty wpływu do CUW |
|
|
|
|
6. |
Wniosek o zaliczkę |
Wypełnia wnioskujący pracownik jednostki a zatwierdza dyrektor jednostki; standardowy termin rozliczenia zaliczki wynosi 14 dni od jej otrzymania; lecz nie później niż do ostatniego dnia kwartału; w grudniu wszystkie zaliczki należy rozliczyć do 15 dnia miesiąca |
Na bieżąco; termin realizacji – 4 dni robocze od daty wpływu do CUW |
7. |
Rozliczenie zaliczki |
Wypełnia wnioskujący pracownik jednostki a zatwierdza dyrektor jednostki |
Na bieżąco, lecz nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca |
8. |
Przyjęcie środka trwałego OT |
Wypełnia jednostka przyjmująca środek trwały (podstawowy i pozostały – zgodnie z obowiązującymi zasadami (polityką rachunkowości) |
Do 7 dni od dnia przyjęcia do używania; CUW oznaczy składnik majątku do 14 dni od dnia dostarczenia OT |
9. |
Protokół przekazania przyjęcia środka trwałego - PT |
Sporządza jednostka przekazująca środek trwały (podstawowy i pozostały) do innego podmiotu, w 3 egzemplarzach, z których 1 – po podpisaniu przez podmiot przejmujący – należy dostarczyć do CUW |
Do 7 dni od dnia przyjęcia przez podmiot przejmujący; CUW oznaczy składnik majątku do 14 dni od dnia dostarczenia PT |
10. |
Likwidacja środka trwałego - LT |
Należy sporządzić w momencie likwidacji środka trwałego (podstawowego i pozostałego) |
Do 7 dni od dnia likwidacji |
11. |
Polecenie wyjazdu służbowego |
Należy sporządzić w przypadku delegowania pracownika jednostki; po zakończeniu podróży służbowej pracownik uzupełnia delegację, dołączając niezbędne dokumenty |
Do 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej |
12. |
Faktura VAT sprzedaży |
Należy sporządzić w systemie Finanse, dotyczy m.in. sprzedaży żywienia w szkole, opłaty za pobyt i żywienie w przedszkolu, wynajmu |
Na bieżąco |
13. |
Nota księgowa |
Należy sporządzić w systemie Finanse; notę wystawia się z tytułu sprzedaży usług objętych centralizacją w Gryfinie |
Na bieżąco
|
14. |
Nota odsetkowa |
Należy sporządzić w systemie Finanse; notę wystawia się m.in. za nieterminowe uregulowania należności |
Na bieżąco
|
15. |
Zestawienie dochodów jednostki za miesiąc (dotyczy opłat za żywienie i pobyt w jednostce) |
Należy sporządzić w systemie Finanse za cały miesiąc z dołu; do zestawienia należy dołączyć imienny wykaz nadpłat i należności |
Do 4. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc |
16. |
Miesięczne rozliczenie magazynu żywieniowego |
Należy sporządzić w systemie Finanse; |
Do 4. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc |
17. |
Roczne rozliczenie magazynu węglowego |
Należy sporządzić zbiorczą informację o przychodach i rozchodach opału i stanie końcowym za cały rok kalendarzowy |
Do 10 stycznia za rok ubiegły |
|
|
|
|
18. |
Umowa cywilnoprawna |
Należy dostarczyć umowę w celu kontrasygnaty Głównego Księgowego |
Na bieżąco |
|
Należy dołączyć kserokopię umowy do dokumentu zakupu/sprzedaży |
Na bieżąco |
|
19. |
Umowa sprzedaży |
Należy dostarczyć umowę w celu kontrasygnaty Głównego Księgowego |
Na bieżąco |
|
|
Należy dołączyć kserokopię umowy do dokumentu zakupu/sprzedaży |
Na bieżąco |
- Na podstawie przedłożonych przez jednostkę danych Dział Księgowości CUW jest odpowiedzialny za:
- przyjmowanie dokumentów od obsługiwanych jednostek oraz dokonywanie ich kontroli wstępnej i formalno-rachunkowej,
- zatwierdzanie dokumentów w systemie Finanse i przekazywanie ich do płatności,
- bieżące dekretowanie dowodów księgowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych, kontrolę zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym jednostki,
- sprawdzenie czy każdy dowód księgowy powodujący zaciągnięcie zobowiązania/dokonanie wydatku, jest zgodny z planem finansowym jednostki i na dowód sprawdzenia niniejszego wymogu umieszcza na dowodzie księgowym następującą pieczęć:
Zobowiązania/wydatki wynikające z operacji
mieszczą się w planie finansowym jednostki
Podpis ………………………………………
-
- ewidencję i rozliczanie projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
- uzgadnianie planów finansowych, w tym pomoc przy ich sporządzaniu i dokonywaniu zmian w ciągu roku budżetowego,
- sporządzanie rejestrów zakupu i sprzedaży oraz deklaracji cząstkowych VAT,
- inwentaryzację aktywów i pasywów, ich wycenę oraz ustalenie wyniku finansowego,
- sporządzanie sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych.
- Na podstawie przedłożonych przez jednostkę danych Dział Finansowy CUW jest odpowiedzialny za:
- otwieranie i zamykanie rachunków bankowych,
- zamawianie środków na rachunki bankowe wydatków oraz bieżącą kontrolę wysokości sald na wszystkich rachunkach bankowych,
- realizację przelewów złożonych faktur i zleceń, przelewy podatku VAT,
- prowadzenie ksiąg pomocniczych środków trwałych – podstawowych i pozostałych,
- sporządzanie niezbędnych informacji i zestawień z ksiąg inwentarzowych, w tym informacji o stanie mienia komunalnego oraz zestawień naliczeń amortyzacji.
§4.
Dokumentacja płacowa
- Wszelkie dokumenty kadrowe (źródłowe) są wytwarzane w jednostce i tam pozostają. Do CUW należy dostarczać wyłącznie dane już przetworzone (wtórne), potwierdzone za zgodność z oryginałem,chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
- Dyrektor jednostki odpowiada za treść danych kadrowo-płacowych przekazywanych do CUW oraz za terminowe ich dostarczenie.
- W przypadku przekazywania danych do pracowników Działu Płac CUW z wykorzystaniem poczty elektronicznej pracownicy jednostki są zobowiązani do zabezpieczenia ich zgodnie z wymogami bezpieczeństwa informacji.
- Harmonogram przekazywania danych do płac dotyczący godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw jest udostępniany na stronie internetowej CUW i przesyłany do jednostek na początku roku kalendarzowego.
- Zakres przekazywanych do Działu Płac CUW danych niezbędnych do naliczenia świadczeń pracowniczych wraz z terminami przedstawia tabela:
Lp. |
Nazwa (i numer) dokumentu) |
Opis (uwagi) |
Termin przekazania do CUW |
1 |
Kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (Druk Nr 1/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele oraz administracja i obsługa) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
2 |
Kwestionariusz osobowy dla pracownika (Druk Nr 2/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele oraz administracja i obsługa) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
3 |
Oświadczenie emerytalno-rentowe (Druk Nr 3/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele oraz administracja i obsługa) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
4 |
Oświadczenie o podstawowym/dodatkowym miejscu pracy (Druk Nr 4/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele oraz administracja i obsługa) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
5 |
Oświadczenie – kryteria (Druk Nr 5/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele zatrudniani na czas określony i nieokreślony) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
6 |
Oświadczenie – kryteria (Druk Nr 6/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele zatrudniani na podstawie mianowania oraz przy przekształceniu podstawy prawnej stosunku pracy z umowy na czas nieokreślony na zatrudnienie na podstawie mianowania ) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
7 |
Oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej (Druk Nr 7/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają pracownicy administracji i obsługi zatrudniani na stanowiskach urzędniczych) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
8 |
Oświadczenie rodzica lub opiekuna dziecka (Druk Nr 11N/K; 11AiO/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele i pracownicy administracji i obsługi; odrębne druki dla nauczycieli i dla pracowników administracji i obsługi, którzy wychowują dzieci do 14 roku życia) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
9 |
Oświadczenie o pierwszej pracy (Druk Nr 13/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają nauczyciele oraz administracja i obsługa, dla których podejmowane zatrudnienie jest pierwsze w życiu) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
10 |
Oświadczenie – żłobek (Druk Nr 14/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają pracownicy żłobka) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
11 |
Oświadczenie – kryteria pielęgniarka (Druk Nr 15/K) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika (wypełniają pracownicy żłobka zatrudniani na stanowisku pielęgniarki) |
niezwłocznie, najpóźniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem umowy |
- Zakres zadań i odpowiedzialności jednostki związanych z innymi obowiązkami płacowymi (przekazywanymi do Działu Płac CUW) przedstawia tabela:
Lp. |
Nazwa (i numer) dokumentu) |
Opis (uwagi) |
Termin przekazania do CUW |
1 |
Zestawienie danych personalnych pracownika dla potrzeb zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego (Druk Nr 1/P) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika
|
niezwłocznie, najpóźniej 4 dni od momentu zatrudnienia |
2 |
Zestawienie danych o członkach rodziny uprawnionych do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego (Druk Nr 2/P) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika lub w momencie chęci zgłoszenia członka rodziny
|
niezwłocznie, najpóźniej 4 dni od momentu zatrudnienia/chęci zgłoszenia |
3 |
Oświadczenie o formie przekazywania wynagrodzenia (Druk Nr 3/P) |
należy wypełnić w momencie zatrudniania nowego pracownika lub zmiany formy przekazywania wynagrodzenia
|
Niezwłocznie, najpóźniej 4 dni od momentu zatrudnienia |
4 |
Zestawienie dodatków funkcyjnych (Druk Nr 4/P) |
należy wypełnić w momencie przyznania dodatku funkcyjnego |
niezwłocznie, najpóźniej 4 dni od momentu uzyskania dodatku |
5 |
Zestawienie dodatku motywacyjnego (Druk Nr 5/P) |
należy wypełnić w momencie przyznania dodatku motywacyjnego |
2 razy w roku ; do 15 lutego i 15 sierpnia |
6 |
Zestawienie ilości godzin ponadwymiarowych (Druk Nr 6/P) |
należy wypełnić na bieżąco a w miesiącu maju należy rozliczyć godziny „z góry” do 31 maja |
do 20 dnia każdego miesiąca, |
7 |
Zestawienie dodatku za godziny przepracowane w porze nocnej (Druk Nr 7/P) |
należy wypełnić na bieżąco za poprzedni miesiąc |
do 20 dnia każdego miesiąca, |
8 |
Zestawienie dodatków za warunki pracy (trudne i uciążliwe) (Druk Nr 8/P) |
należy wypełnić na bieżąco a w miesiącu maju należy rozliczyć godziny „z góry” do 31 maja
|
do 20 dnia każdego miesiąca, |
9 |
Zestawienie wykorzystanego urlopu wypoczynkowego za dany miesiąc (Druk Nr 9/P) |
należy wypełnić na bieżąco |
do 20 dnia każdego miesiąca, |
10 |
Zestawienie podstawy do podatku za wyżywienie (Druk Nr 10/P) |
Należy wypełnić na bieżąco |
do 20 dnia każdego miesiąca, |
11 |
Upoważnienie do wydania dokumentu (Druk Nr 11 /P) |
należy wypełnić w momencie potrzeby wydania |
na bieżąco |
- Na podstawie przedłożonych przez jednostkę danych Dział Płac CUW jest odpowiedzialny za:
- sporządzanie list płac dla pracowników i zleceniobiorców (w tym naliczanie świadczeń pieniężnych z tytułu choroby i macierzyństwa) oraz ich kontrolę formalno-rachunkową; po akceptacji przez głównego księgowego dokument podlega kontroli merytorycznej oraz zatwierdzeniu przez dyrektora CUW,
- przelew wynagrodzeń i wszelkich potrąceń na odpowiednie rachunki bankowe,
- przekazywanie tzw. pasków z wynagrodzeń w formie papierowej lub elektronicznej,
- realizowanie zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (zgłoszenia, wyrejestrowania, rozliczenia) w tym obsługa programu Płatnik,
- naliczanie, potrącanie, rozliczanie i odprowadzanie do urzędu skarbowego należnych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
- sporządzanie deklaracji podatkowych, informacji PIT dla pracowników, emerytów i uczniów oraz przekazanie ich do jednostki i właściwych urzędów skarbowych,
- sporządzanie rocznych kart zarobkowych i zasiłkowych oraz informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej (RMUA),
- sporządzanie deklaracji lub informacji PFRON, w tym naliczanie i odprowadzanie składek,
- przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do realizacji zajęć z wynagrodzeń oraz ustalenia wysokości należnych potrąceń,
- sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (w tym Rp-7 dla jednostek obsługiwanych przez CUW oraz zlikwidowanych),
- analizowanie realizacji planów wynagrodzeń, w tym pomoc przy ich opracowywaniu,
- przygotowanie danych do sprawozdawczości SIO, GUS, o kosztach wynagrodzeń (limity), z nauczaniem religii, do wniosków o płatność z realizowanych projektów,
- wprowadzanie i uzgadnianie danych do realizacji zadań przewidzianych w art. 30 KN.
§5.
Dokumentacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
- Wszelkie dokumenty dotyczące świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (źródłowe) są wytwarzane w jednostce i tam pozostają. Do CUW należy dostarczać wyłącznie dane już przetworzone (wtórne, zbiorcze). Wyjątek stanowią faktury.
- Osobą odpowiedzialną za kompletność dokumentów (np. wnioski, protokoły) z ZFŚS jest pracownik CUW odpowiedzialny za prowadzenie księgowości ZFŚS jednostek obsługiwanych.
- Wykonanie kontroli merytorycznej dokumentów dokonuje kierownik danej jednostki a formalno – rachunkowej odpowiedzialny za prowadzenie księgowości ZFŚS pracownik CUW.
- Zakres przekazywanych do Działu Finansowego CUW danych niezbędnych do wypłacenia świadczeń oraz płatności ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wraz z terminami przedstawia tabela:
Lp. |
Nazwa (i numer) dokumentu) |
Opis (uwagi) |
Termin przekazania do CUW |
1 |
Zlecenie ZFŚS (wraz z kserokopią podstawy płatności) |
Należy wypełnić w przypadku, kiedy jednostka nie posiada faktury, a chce zlecić płatność przedsiębiorcy, np.: na podstawie faktury proforma, zamówienia czy też umownej zaliczki. |
4 dni robocze przed terminem płatności |
2 |
Lista płac ZFŚS „z tytułu wypłaty” (emeryci i renciści) |
Należy wypełnić w przypadku udzielenia emerytowi lub renciście takiego świadczenia socjalnego jak: świadczenie finansowe, zapomoga losowa, pożyczka mieszkaniowa (po uprzednim sprawdzeniu spłaty poprzedniej pożyczki mieszkaniowej). Nadać odpowiedni tytuł wypłaty oraz stworzyć osobną listę osobom do wypłaty w kasie CUW, osobną listę do wypłaty na konto emeryta bądź rencisty. |
Na bieżąco. Termin wypłaty – 14 dni od daty wpływu do CUW. |
3 |
Lista płac ZFŚS „z tytułu wypłaty” (pracownik) |
Należy wypełnić w przypadku udzielenia pracownikowi takiego świadczenia socjalnego jak: zapomoga losowa, pożyczka mieszkaniowa (po uprzednim sprawdzeniu spłaty poprzedniej pożyczki mieszkaniowej). Nadać odpowiedni tytuł wypłaty oraz stworzyć osobną listę osobom do wypłaty w kasie CUW, osobną do wypłaty na konto pracownika. |
Na bieżąco. Termin wypłaty – 14 dni od daty wpływu do CUW. |
4 |
Zestawienie świadczeń z ZFŚS (pracownik) |
Należy wypełnić w odpowiedniej rubryce w przypadku udzielenia pracownikowi takiego świadczenia socjalnego jak: pomoc materialno-finansowa, wczasy turystyczne, paczki dla dzieci, zapomoga finansowa, świadczenie urlopowe. |
Na bieżąco. Termin wypłaty – 14 dni od daty wpływu do CUW. |
5 |
Faktura zakupu |
Należy opisać fakturę na odwrocie merytorycznie wraz z podpisami oraz dołączyć do faktury ksero podstawy płatności np. protokół. |
4 dni robocze przed terminem płatności. |
6 |
Nota korygująca |
Należy sporządzić w przypadku nieprawidłowych danych na otrzymanej fakturze zakupu np. błędny adres, nadawca, NIP. |
Po otrzymaniu kopii zaakceptowanej przez wystawcę faktury, w przypadku jej nieotrzymania jednostka musi posiadać potwierdzenie nadania noty. |
- Na podstawie przedłożonych przez jednostkę danych Dział Finansowy CUW jest odpowiedzialny za:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych ZFŚS,
- monitoring spłaty udzielonych przez jednostkę pożyczek,
- informowanie dyrektorów jednostek o bieżącym wykorzystaniu ZFŚS i wysokości środków pozostających do dyspozycji,
- naliczenie, pobranie i odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych dla emerytów jednostki – zgodnie z informacją uzyskaną z jednostki na podstawie prowadzonej tam ewidencji (kartotek),
- prowadzenie indywidualnych kartotek świadczeń ZFŚS dla każdego pracownika jednostki, a także naliczenie, pobranie i odprowadzenie podatku dochodowego od osób fizycznych (zadanie wykonuje Dział Płac CUW).
§6
Postanowienia końcowe
- W sprawach spornych bądź też nieobjętych postanowieniami instrukcji decyzję podejmuje Dyrektor CUW po zasięgnięciu opinii kierowników/pracowników komórek organizacyjnych CUW.
- Dyrektorzy jednostek maja prawo zgłaszania uwag i swoich propozycji co do treści objętych niniejszą instrukcją.
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Krzysztof Grygiel | 17-07-2019 11:15 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | Krzysztof Grygiel | 02-07-2019 |
Ostatnia aktualizacja: | Krzysztof Grygiel | 17-07-2019 11:37 |